Leistungen
Vorgehen in typischen Fallkonstellationen
Diese Seite beschreibt, wie wir in drei Fallkonstellationen vorgehen, die in der Verwaltung regelmäßig auftreten: Übernahme eines Objekts mit lückenhafter Dokumentation, Vorbereitung eines investiven Beschlusses und Prüfung einer beanstandeten Abrechnung. Es handelt sich um die Darstellung unseres Arbeitsablaufs, nicht um Erfolgsberichte einzelner Objekte. Anonymisierte Fallbeispiele veröffentlichen wir erst, wenn die betroffenen Eigentümer der Veröffentlichung zugestimmt haben.
Wie übernehmen wir ein Objekt ohne Unterlagen?
Ausgangslage: Nach einer längeren Selbstverwaltung liegen häufig Protokolle vor, aber keine nach § 24 Abs. 7 WEG geführte Beschluss-Sammlung. Auch Wartungs- und Prüfnachweise sind oft unvollständig.
Vorgehen: Wir bauen die Beschluss-Sammlung aus den vorhandenen Protokollen auf und kennzeichnen die Lücken ausdrücklich, statt sie zu überschreiben. Parallel erfassen wir alle wiederkehrenden Prüfpflichten in einem Fristenplan – unter anderem die Untersuchung auf Legionellen nach § 14b TrinkwV, die Prüfung ortsfester elektrischer Anlagen und die Wartung von Heizung, Aufzug und Brandschutzeinrichtungen.
Ergebnis: Die Gemeinschaft erhält eine belastbare Auskunftsgrundlage – auch gegenüber Erwerbern, die nach § 24 Abs. 7 Satz 8 WEG Einsicht verlangen können. Festgestellte Versäumnisse werden dokumentiert und der Versammlung zur Entscheidung vorgelegt, nicht stillschweigend nachgeholt.
Wie bereiten wir einen investiven Beschluss vor?
Ausgangslage: Eine Anlage nähert sich dem Ende ihrer Nutzungszeit, die Erhaltungsrücklage nach § 19 Abs. 2 Nr. 4 WEG reicht nicht aus, und in der Gemeinschaft bestehen unterschiedliche Vorstellungen über das weitere Vorgehen.
Vorgehen: Wir legen der Versammlung mehrere Varianten mit denselben Annahmen vor – Erhaltung, gleichartiger Austausch und Modernisierung mit Förderung – jeweils mit Kosten je Einheit, Auswirkung auf die Rücklage und Zeitschiene. Dabei ist zu unterscheiden, ob es sich um Erhaltung nach § 19 Abs. 2 Nr. 2 WEG oder um eine bauliche Veränderung nach § 20 WEG handelt, weil davon Beschlussmehrheit und Kostenverteilung abhängen. Vorgaben aus dem Gebäudeenergiegesetz und der kommunalen Wärmeplanung fließen in die Zeitschiene ein.
Ergebnis: Die Versammlung entscheidet auf einer vergleichbaren Grundlage. Die Aufgabe der Verwaltung ist die vollständige Entscheidungsvorlage einschließlich Finanzierungsweg, nicht die Durchsetzung einer bestimmten Variante.
Wie prüfen wir eine Betriebskostenabrechnung?
Ausgangslage: Bei der Übernahme eines Mietobjekts oder nach einer Beanstandung steht die Frage im Raum, ob umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten sauber getrennt wurden.
Vorgehen: Wir prüfen die noch offenen Abrechnungszeiträume unter Beachtung der Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 BGB, gleichen die Positionen mit § 1 und § 2 BetrKV ab und rechnen Verteilerschlüssel sowie die Vorgaben der Heizkostenverordnung nach. Verwaltungskosten und Instandhaltungsaufwand sind nicht umlagefähig.
Ergebnis: Das Ergebnis wird dem Eigentümer mit Handlungsoptionen vorgelegt. Ergibt die Prüfung eine Überzahlung, stimmen wir die Korrektur und die Information der Mieter vorher ab; Verjährungsfragen werden dabei ausdrücklich benannt.