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Verwalterwechsel: so läuft er ab
Ein Verwalterwechsel setzt in der Wohnungseigentümergemeinschaft zwei Beschlüsse voraus: die Abberufung des bisherigen Verwalters und die Bestellung des neuen. Beide werden mit einfacher Mehrheit gefasst; ein wichtiger Grund ist seit der WEG-Reform 2020 nicht mehr erforderlich (§ 26 Abs. 3 WEG). Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Entscheidend für einen reibungslosen Übergang ist die vollständige Übergabe der Verwaltungsunterlagen und der Gemeinschaftsgelder.
Welche Beschlüsse sind erforderlich?
Die Abberufung des Verwalters ist jederzeit mit einfacher Mehrheit möglich (§ 26 Abs. 3 Satz 1 WEG). Der zugrunde liegende Verwaltervertrag endet nach § 26 Abs. 3 Satz 2 WEG spätestens sechs Monate nach der Abberufung – unabhängig davon, welche Laufzeit vereinbart war.
Die Bestellung des neuen Verwalters ist ein eigener Beschluss. Sie ist nach § 26 Abs. 2 WEG auf höchstens fünf Jahre begrenzt; bei der ersten Bestellung nach der Aufteilung auf drei Jahre. Beide Beschlüsse sollten getrennt gefasst und getrennt protokolliert werden, damit die Anfechtung des einen nicht den anderen erfasst.
Über den Inhalt des Verwaltervertrags – Vergütung, Laufzeit, Sonderleistungen – wird zusätzlich beschlossen. In der Praxis empfiehlt sich, den Vertragsentwurf der Einladung beizufügen, damit die Eigentümer ihn vor der Versammlung prüfen können.
Was muss der alte Verwalter herausgeben?
Herauszugeben sind sämtliche Verwaltungsunterlagen der Gemeinschaft: Teilungserklärung mit Aufteilungsplan, Beschluss-Sammlung nach § 24 Abs. 7 WEG, Protokolle, Jahresabrechnungen und Wirtschaftspläne, Verträge mit Dienstleistern und Versicherern, Wartungs- und Prüfnachweise, Bauunterlagen sowie die gesamte Korrespondenz.
Die Gemeinschaftsgelder – Bewirtschaftungskonto und Erhaltungsrücklage – sind auf die von der Gemeinschaft benannten Konten zu übertragen. Die Konten lauten auf die Gemeinschaft; der Verwalter hat lediglich Verfügungsvollmacht.
Der bisherige Verwalter schuldet außerdem die Abrechnung für das laufende Wirtschaftsjahr bis zum Ende seiner Bestellung. Wird die Übergabe verzögert, kann die Gemeinschaft den Anspruch gerichtlich durchsetzen; ein Zurückbehaltungsrecht wegen offener Vergütung besteht an den Unterlagen nicht.
Welche Fehler treten am häufigsten auf?
Der häufigste Fehler ist eine fehlerhafte Einberufung. Die Frist beträgt nach § 24 Abs. 4 Satz 2 WEG mindestens drei Wochen; die Tagesordnung muss die Beschlussgegenstände so bezeichnen, dass jeder Eigentümer erkennen kann, worüber abgestimmt wird. Eine Tagesordnung mit dem Punkt „Verschiedenes“ trägt keinen Beschluss über einen Verwalterwechsel.
Der zweite Fehler ist die unvollständige Übergabe. Fehlt die Beschluss-Sammlung, muss der neue Verwalter sie aus Protokollen rekonstruieren – mit Lücken, die erst beim nächsten Eigentümerwechsel auffallen.
Der dritte Fehler betrifft die Frist zur Beschlussanfechtung. Sie beträgt nach § 45 Satz 1 WEG einen Monat ab Beschlussfassung für die Klageerhebung und zwei Monate für die Begründung. Wer den Ablauf einer Versammlung für fehlerhaft hält, muss innerhalb dieser Frist handeln; danach wird auch ein fehlerhafter Beschluss bestandskräftig.
Wie unterstützen wir beim Wechsel?
Vor der Versammlung stellen wir dem Verwaltungsbeirat einen Entwurf der Tagesordnungspunkte und des Verwaltervertrags zur Verfügung. Auf Wunsch stellen wir uns in der Versammlung persönlich vor.
Nach der Bestellung fordern wir die Unterlagen beim bisherigen Verwalter schriftlich mit Frist an und protokollieren, was übergeben wurde und was fehlt. Dieses Protokoll ist die Grundlage für etwaige Nachforderungen.
In den ersten Wochen erstellen wir eine Bestandsaufnahme: Zustand des Objekts, offene Wartungsfristen, Stand der Erhaltungsrücklage, offene Hausgeldforderungen und anhängige Verfahren. Das Ergebnis legen wir der Gemeinschaft vor.
Häufige Fragen
- Können wir den Verwalter mitten im Jahr wechseln?
- Ja. Die Abberufung ist jederzeit möglich; der Vertrag endet spätestens sechs Monate danach. Ein Wechsel zum Jahresende vereinfacht allerdings die Abrechnung.
- Wer erstellt die Jahresabrechnung im Wechseljahr?
- Die Abrechnung für ein abgeschlossenes Wirtschaftsjahr schuldet der Verwalter, der in diesem Jahr bestellt war. In der Praxis wird häufig eine Übernahme durch den neuen Verwalter gegen gesonderte Vergütung vereinbart.
- Was kostet der Wechsel?
- Für die Übernahme selbst berechnen wir keine gesonderte Gebühr. Aufwand entsteht, wenn Unterlagen fehlen und rekonstruiert werden müssen; darüber informieren wir vorher.